Vedtægter for Virum-Sorgenfri Tennisklub

§ 1. Navn og hjemsted.
Klubbens navn er VIRUM-SORGENFRI TENNISKLUB (VST). Dens hjemsted er Lyngby-Taarbæk Kommune.

§ 2. Formål.
Klubbens formål er at fremme tennissporten og give medlemmerne den bedst mulige adgang til at spille tennis. I klubben ønskes endvidere skabt grundlag for et socialt liv og et fællesskab, der giver medlemmerne lyst til og mulighed for at engagere sig og tage medansvar.

§ 3. Medlemskab af organisationer.
Klubben er medlem af Sjælland Tennis Union og derigennem Dansk Tennis Forbund samt Fællesrepræsentationen for Idrætsforeninger i Lyngby-Taarbæk Kommune (F.I.L).

§ 4. Medlemskab.
Klubbens medlemmer er: seniorer, ungseniorer, juniorer, formiddagsspillere og passive medlemmer. Medlemmer er juniorer til og med det kalenderår, hvor medlemmet fylder 18 år, og ungseniorer til og med det kalenderår, hvor medlemmet fylder 25 år.

Optagelse af passive medlemmer kan ske uanset alder. Passive medlemmer har ikke adgang til selve idrætsudøvelsen, men er valgbare til bestyrelsen.

Henvendelse om medlemskab skal ske til klubbens kontor. Bestyrelsen kan om fornødent midlertidigt begrænse tilgangen af nye medlemmer. Medlemskaber, der er helårlige, er bindende, indtil skriftlig udmeldelse foreligger.

Medlemsåret er 1. januar til 31. december.

§ 5. Kontingent og indskud.
Ved indmeldelse i klubben betales et indskud.

Kontingentet opkræves medlemmerne samlet for medlemsåret.

Størrelsen af indskud og kontingent fastsættes på den ordinære generalforsamling.

Medlemskab af klubben, der bekræftes ved betaling af det opkrævede indskud og kontingent, giver adgang til at benytte klubbens anlæg og deltage i generalforsamlinger.

Bestyrelsen kan efter anmodning, og når den finder anledning hertil, fritage et medlem helt eller delvist for kontingent i kortere eller længere tid.

Bestyrelsen kan ligeledes beslutte, i forbindelse med f.eks. medlemshvervning, fordelsbehandling af særlige medlemsgrupper/familier mv., at rabattere indskud og/eller kontingent.

Bestyrelsens medlemmer er kontingent-frie.

§ 6. Udmeldelse.
Udmeldelse skal ske skriftligt til klubbens kontor senest den 31. december for at være virksom fra det følgende medlemsår.

Udmeldelse af klubben fritager ikke medlemmet for betaling af skyldigt kontingent.

§ 7. Udelukkelse.
Et medlem kan udelukkes, hvis vedkommendes opførsel strider mod klubbens regler, herunder spille- og ordensreglementet, eller medlemmet på særlig grov vis tilsidesætter sine medlemspligter.

Når bestyrelsen finder, at et medlem bør udelukkes fra klubben, kan dette ske ved en flertalsbeslutning.

Bestyrelsen skal endvidere, hvis 1/3 af klubbens stemmeberettigede medlemmer skriftligt indstiller et medlem til udelukkelse, ved flertalsbeslutning, afgøre om udelukkelsen skal effektueres. Den udelukkede kan forlange sin sag forelagt en generalforsamling.

§ 8. Restance.
Kontingentet skal være indbetalt inden forfald. Hvis et medlem, efter skriftlig rykker-påmindelse, ikke betaler sit kontingent, kan bestyrelsen slette vedkommende som medlem af klubben.

Genoptagelse af medlemskab kan kun ske mod betaling af kontingentrestance og nyt indskud.

§ 9. Ordensregler.
Klubbens medlemmer skal rette sig efter de af klubben fastsatte regler. Overtrædelse kan have til følge, at medlemmet i en periode formenes adgang til klubanlægget eller udelukkes.

Ødelæggelse af klubbens rekvisitter og ejendele medfører erstatningspligt og i grovere tilfælde eventuelt udelukkelse.

§ 10. Ordinær generalforsamling.
Generalforsamlingen er klubbens øverste myndighed i alle anliggender.

Den årlige ordinære generalforsamling afholdes i perioden 1.-25. marts. Alle klubbens medlemmer indkaldes ved opslag i klubben samt meddelelse i klubbladet og/eller på klubbens hjemmeside med mindst 2 ugers varsel.

Forslag, der ønskes sat under afstemning under dagsordenens punkt 4-9, skal udsendes sammen med dagsordenen. Forslag fra medlemmerne skal derfor skriftligt være formanden i hænde senest den 10. februar.

Dirigenten, der vælges af generalforsamlingen, leder forhandlingerne. Dirigenten må ikke være medlem af bestyrelsen.

Der udarbejdes referat over generalforsamlingens forløb og beslutninger. Referatet underskrives af dirigent og bestyrelse.

Efter generalforsamlingen offentliggøres skriftligt referat på klubbens hjemmeside.

§ 11. Dagsorden.
I indkaldelsen meddeles generalforsamlingens dagsorden.

Dagsordenen skal indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent.
2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år.
3. Det reviderede regnskab forelægges til godkendelse.
4. Orientering om budgettet for det kommende år og fastsættelse af kontingenter og indskud.
5. Forslag fra bestyrelse og medlemmer.
6. Valg af formand.
7. Valg af kasserer.
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter.
9. Valg af revisor og suppleant.
10. Eventuelt.

§ 12. Stemmeret.
Stemmeret har ethvert medlem, der er over 15 år. For medlemmer under 15 år overgår stemmeretten til medlemmets forældre.

Der kan stemmes ved fuldmagt til et klubmedlem. Et klubmedlem kan ud over egen stemme kun afgive yderligere tre stemmer ved fuldmagt.

Skriftlig afstemning skal finde sted, når bestyrelsen eller mindst ¼ af de tilstedeværende stemmeberettigede begærer det.

Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset det fremmødte antal stemmeberettigede medlemmer. Afstemninger afgøres ved simpelt flertal med undtagelse af afstemninger om vedtægtsændringer og klubbens opløsning.

§ 13. Ekstraordinær generalforsamling.
Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling, når den finder behov herfor.

Hvis ¼ af klubbens stemmeberettigede medlemmer skriftligt begærer det, skal bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling, der skal afholdes senest 4 uger efter, at begæringen er fremsat.

Proceduren omkring indkaldelse, mødeledelse, afstemning m.m. svarer til proceduren ved den ordinære generalforsamling.

§ 14. Bestyrelsen
Bestyrelsen er klubbens daglige ledelse og består af mindst 5 og højst 7 medlemmer, der alle skal være myndige.

Bestyrelsen vælges på den ordinære generalforsamling for mindst 2 år ad gangen således: I lige år formanden og 2 medlemmer. I ulige år kassereren og de medlemmer, der ikke var på valg i de lige år. Genvalg kan finde sted.

Senest 14 dage efter valget konstituerer bestyrelsen sig. Konstitueringen skal omfatte udvalgsformænd og næstformand. Sidstnævnte kan ikke samtidig være formand eller kasserer. I tilfælde af afgang blandt bestyrelsens medlemmer i årets løb, suppleres bestyrelsen med den/de valgte suppleant/er.

§ 15. Forretningsorden.
Formanden indkalder til bestyrelsesmøde, når han finder anledning dertil, eller når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer eller 1 revisor ønsker det. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsgang. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede, heriblandt formand eller næstformand. Ved formandens forfald indtræder næstformanden i hans sted.

Bestyrelsens afgørelser træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens, og ved dennes fravær næstformandens, stemme afgørende.

Der tages referat af bestyrelsens forhandlinger og afgørelser.

Klubben tegnes af formanden, der handler på bestyrelsens vegne i sager, der ikke tåler udsættelse. Formanden orienterer bestyrelsesmedlemmerne (senest på førstkommende bestyrelsesmøde) om de indtrufne dispositioner, der føres til referat.

§ 16. Udvalg.
Til at varetage arbejdet i klubben nedsættes et antal udvalg, herunder et økonomiudvalg og et anlægsudvalg samt øvrige udvalg, som repræsenterer de enkelte medlemsgrupper i klubben. Der skal udpeges et bestyrelsesmedlem eller en suppleant til hvert af udvalgene.

§ 17. Regnskab og budget.
Klubbens regnskabsår er kalenderåret.

Kassereren påser, at klubbens bogholderi løbende føres, samt at der som minimum årligt opstilles et regnskab, der skal bestå af såvel driftsregnskab som status.

Kassereren har endvidere ansvar for, at der opstilles budget for det kommende regnskabsår. Budgettet forelægges til orientering på generalforsamlingen og er grundlag for bestyrelsens indstilling til generalforsamlingen af satser for kontingenter og indskud for det kommende medlemsår.

Regnskabet, med bilag og beholdningsdokumentation, afleveres til revisor senest 1. februar.

Regnskabet publiceres, eventuelt i forkortet form, med eventuelle revisionsbemærkninger i forbindelse med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling.

Regnskabet underskrives af bestyrelsen og revisor.

Det komplette, uforkortede regnskab fremlægges til generalforsamlingen og kan på anfordring udleveres fra klubbens kontor.

Økonomisk tegnes klubben af formanden og kassereren hver for sig. Ved erhvervelse, afhændelse eller pantsætning af fast ejendom dog af den samlede bestyrelse.

Alle udgiftsbilag skal, inden udbetaling sker, være attesteret af et bestyrelsesmedlem, dog ikke kassereren.

§ 18. Revision.
På hver ordinær generalforsamling vælges for ét år en revisor og en revisorsuppleant. Begge skal være enten statsautoriseret eller registreret revisor. Genvalg kan finde sted. Revisor varetager revision af klubbens regnskab og har i regnskabsåret ret til at føre tilsyn med regnskab og beholdninger.

Revisor, der senest 1. februar får regnskabet med bilagsmateriale forelagt til revision, skal have tilendebragt revisionen senest 3 uger før generalforsamlingen, således regnskab med eventuelle revisionsbemærkninger kan publiceres med indkaldelsen.

§ 19. Vedtægtsændringer.
Vedtægtsændringer kan kun ske efter vedtagelse på en generalforsamling. Forslag til vedtægtsændringer skal fremgå af dagsordenen.

Hvis mere end 1/3 af klubbens stemmeberettigede medlemmer er til stede, kan ændringsforslaget vedtages, hvis ¾ af de fremmødte stemmeberettigede stemmer for ændringen.

Hvis mindre end 1/3 af klubbens stemmeberettigede medlemmer er til stede, henvises behandlingen af vedtægtsændringen til en ekstraordinær generalforsamling med dette som eneste punkt på dagsordenen. Forslaget kan i denne forsamling vedtages, hvis ¾ af de fremmødte stemmeberettigede stemmer for ændringen uanset antallet af fremmødte medlemmer.

§ 20. Klubbens opløsning.
Bestemmelse om klubbens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed indkaldt ekstraordinær generalforsamling.

Til vedtagelse af opløsning kræves, at mindst 1/3 af klubbens stemmeberettigede medlemmer er til stede, og at mindst ¾ af de fremmødte stemmer for opløsningen.

Hvis der ikke er mødt 1/3 af klubbens stemmeberettigede medlemmer, indkaldes til en ny ekstraordinær generalforsamling, hvor bestemmelse om opløsning kan vedtages, hvis mindst ¾ af de fremmødte stemmer for opløsningen uanset antallet af fremmødte medlemmer.

Efter generalforsamlingens beslutning tilfalder en eventuel formue ved klubbens opløsning et almennyttigt formål.

Generalforsamlingen udnævner en likvidator til at forestå klubbens likvidering.

§ 21. Virum-Sorgenfri Tennis Center.
Klubben har stiftet en selvejende institution – Virum-Sorgenfri Tennis Center (VSTC), der omfatter en tennishal med klubhus med det formål at stille indendørs tennisbaner til rådighed, fortrinsvis for klubbens medlemmer.
Klubben hæfter for driften af VSTC. Hæftelsen er til enhver tid begrænset til klubbens formue.

Klubbens bestyrelse udpeger af sin midte bestyrelsen for VSTC.

Lyngby-Taarbæk Kommune er tillige berettiget til at udpege indtil to medlemmer af bestyrelsen for VSTC.
Klubbens kasserer påser, at der løbende føres bogholderi for VSTC, samt at der minimum årligt opstilles regnskab, som i lighed med klubbens regnskab revideres og sammen med budget for VSTC publiceres i forbindelse med generalforsamlingen i klubben.

Virum-Sorgenfri Tennisklub
Vedtaget på ekstraordinær generalforsamling den 29. september 2011